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Identifier les obstacles, les solutions et les indicateurs de progrès: la procédure PLANIFIER, REALISER, VERIFIER, AGIR

Introduction

La soumission de rapports adéquats et en temps utile concernant les mesures prises en vue de l’application de conventions ratifiées est un processus qui exige que ce travail soit entrepris en temps utile, que les échéances essentielles soient prises en considération, qu’un personnel formé et motivé de manière appropriée soit disponible et que soit assurée une coopération avec toutes les parties concernées. Dans bien des cas, le bon déroulement de votre travail dépendra de votre capacité de surmonter une série d’obstacles. Comment pouvez-vous renforcer cette capacité? Si vous investissez du temps et des ressources pour essayer de surmonter ces obstacles, comment pouvez-vous être assuré de bien agir, non seulement ponctuellement, mais aussi dans l’avenir. Pour cela, la méthode dite "PDCA" (Plan-Do-Check-Act), a démontré son efficacité.

But

Le présent outil a été élaboré avec la méthode "PDCA", qui est fondée sur la mise en œuvre d’un processus d’apprentissage cyclique. Elle comporte quatre phases: vous devez tout d’abord identifier et analyser le problème (PLAN = planifier), puis élaborer et tester une solution (DO = développer, réaliser), après quoi vous aurez à évaluer l’efficacité de la solution et à l’améliorer le cas échéant (CHECK = contrôler, vérifier), avant de mettre en œuvre la solution améliorée (ACT = agir). L’étape cruciale est celle du contrôle, car c’est elle qui vous permettra de tirer les enseignements de votre expérience et d’intégrer celle-ci dans vos actions ultérieures. L’outil vise à vous aider à impulser cette méthode dans votre pays dans le cadre de l’exécution de vos obligations en matière de présentation de rapports. Il consiste en trois listes de contrôle conçues comme le point de départ de votre travail et qui devront être développées et complétées en fonction des conditions et de la situation qui seront les vôtres.

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Listes de contrôle

  • Liste de contrôle des obstacles possibles. Cette liste est basée sur l’expérience acquise à l’occasion de séminaires de formation et d’enquêtes menées parmi des responsables gouvernementaux chargés de la rédaction de rapports.
  • Liste de contrôle des solutions possibles. En regard de cette première liste a été établie une liste de solutions suggérées pour surmonter les obstacles. Les solutions proposées ont été regroupées en cinq secteurs d’action considérés comme essentiels: gestion, ressources humaines et matérielles, coopération interministérielle et interaction avec les partenaires sociaux.
  • Liste de contrôle des indicateurs de progrès. Les indicateurs de progrès sont de deux types, qui se complètent mutuellement. Un premier ensemble inclut les indicateurs qui sont directement liés aux problèmes évoqués dans les listes de contrôle des obstacles et des solutions. Comme il convient d’évaluer les progrès réalisés, nous vous suggérons d’utiliser une échelle de 1 à 10 en attribuant les valeurs les plus élevées à des progrès satisfaisants. Toutefois, comme il peut être difficile d’évaluer ces indicateurs avec précision, vous pourrez les compléter avec des indicateurs basés sur les informations relatives aux résultats obtenus par votre pays extraites du rapport général annuel de la commission d’experts pour l’application des conventions et recommandations [commission d’experts]. Si ces indicateurs peuvent refléter moins directement les progrès réalisés, ils présentent l’avantage d’être plus faciles à évaluer que les précédents.

Comment utiliserl’outil

  • PLANIFIER. L’idéal serait d’utiliser la liste de contrôle des obstacles comme base de discussion entre les responsables de l’exécution des obligations de rapport prévues par l’article 22 dans votre pays. Il sera préférable de le faire au début de l’année, dans le cadre d’une réunion ou d’un atelier informels laissant suffisamment de temps aux discussions.

 

  • REALISER. Vous devrez ensuite procéder à l’examen des solutions possibles aux obstacles identifiés. Utilisez la liste de contrôle des solutions comme point de départ. Vous choisirez dans ce cadre les secteurs d’action dans lesquels vous jugerez qu’il est le plus important d’intervenir (et que cette intervention est possible), et vous déciderez de la manière de mettre ces solutions en œuvre au cours de l’année visée par le rapport.

 

  • VERIFIER. Au cours de votre travail, vous devrez charger quelqu’un du suivi des progrès réalisés en fonction de la liste de contrôle des indicateurs. Au terme de l’année visée par le rapport (septembre-décembre), vous procéderez à un examen à mi-parcours pour évaluer les résultats de vos initiatives sur la base des indicateurs au niveau national et vous prendrez une décision préliminaire sur les améliorations supplémentaires à mettre en œuvre au cours de l’année suivante d’envoi de rapports. Quand vous recevrez le rapport de la commission d’experts au mois de mars, vous serez en mesure d’effectuer une évaluation finale des progrès réalisés.

 

  • AGIR. Pour assurer la poursuite de ce processus, vous devrez ensuite organiser une nouvelle réunion de planification avec les responsables de la rédaction du rapport, au cours de laquelle vous aurez à: 1) évaluer les progrès réalisés l’année précédente; 2) décider de la manière de consolider les progrès réalisés et des cibles d’améliorations complémentaires dans l’année en cours; et 3) établir un plan d’action de mise en œuvre des décisions prises en vue d’améliorations ultérieures.


Si vous poursuivez cet effort cyclique sur une base régulière, vous serez en mesure de surmonter durablement un grand nombre d’obstacles qui peuvent vous empêcher de soumettre des rapports pertinents et opportuns sur les mesures prises pour la mise à exécution des conventions ratifiées dans votre pays.

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