Introducción

La presentación de memorias apropiadas y a tiempo sobre las medidas adoptadas para implementar los Convenios ratificados, es un proceso que requiere empezar a trabajar a debido tiempo, que se preste atención a las fechas críticas, que esté disponible personal adecuadamente capacitado y motivado y que se asegure la cooperación con todas las partes interesadas. En muchos casos el buen funcionamiento de su trabajo dependerá de su capacidad de superar una serie de obstáculos. ¿Cómo puede Usted mejorar su capacidad para lograrlo? Si Usted invierte tiempo y recursos para tratar de superar estos obstáculos, ¿cómo puede Usted asegurar que lo logrará no sólo una vez sino también en el futuro? Un método, que se demostró ser efectivo, es el método “PDCA” (Plan-Do-Check-Act).

Propósito

La presente herramienta ha sido elaborada con el método “PDCA”, basado en la implementación de un proceso de aprendizaje cíclico. La conforman cuatro fases (ver la figura más abajo): Usted debería ante todo identificar y analizar el problema (PLAN = Planificar); luego desarrollar y verificar una solución (DO = Hacer); después Usted debería medir cuán efectiva ha sido la solución y mejorarla si es apropiado hacerlo (CHECK = Verificar); y luego implementar la solución mejorada (ACT = Actuar). La fase crucial es la de la verificación, porque esta fase le permitirá aprender de su experiencia e integrar esa experiencia es sus futuras actividades. La herramienta está diseñada para asistirle en la organización de este proceso cíclico en marcha en su país en el contexto del cumplimiento de sus obligaciones de elaboración de memorias. La herramienta está compuesta por tres listas de control que representan el punto de partida de su trabajo que debería desarrollarse y complementarse de acuerdo a sus específicas circunstancias y situación.

Listas de verificación

• Lista de verificación de posibles obstáculos. Esta lista se basa en las experiencias adquiridas durante los seminarios de formación de la OIT y en las encuestas realizadas entre los funcionarios gubernamentales que recubren cargos de responsabilidad en la elaboración de las memorias.
• Lista de verificación de soluciones posibles. Respecto a la primera lista, se desarrolló un listado de soluciones sugeridas para superar los obstáculos. Las soluciones propuestas se agruparon en cinco áreas de acción consideradas esenciales que incluyen: la gestión, los recursos materiales y humanos, la cooperación entre ministerios y la interacción con los interlocutores sociales.
• Lista de verificación de los indicadores de progreso. Los indicadores de progreso son de dos tipos y se complementan. La primera serie incluye indicadores que están directamente relacionados con los asuntos planteados en las listas de verificación de obstáculos y soluciones. Ya que es necesario medir el progreso, le sugerimos que utilice una escala de 1 a 10 asignándole una evaluación alta a un buen progreso. Sin embargo, ya que podría ser difícil medir estos indicadores con exactitud, se les puede completar con indicadores basados en información sobre cómo se está desempeñando su país de acuerdo a la información publicada anualmente en el Informe General de la Comisión de Expertos. Es posible que estos indicadores reflejen su progreso en una forma más indirecta, pero ofrecen la ventaja de ser más facílmente medibles respecto a los anteriores.

Cómo utilizar la herramienta

• PLANIFICAR. Idealmente, Usted debería utilizar la lista de verificación de los obstáculos como base para la discusión entre los responsables de las obligaciones de elaboración de memorias en virtud del artículo 22 en su país. Sería preferible hacer esto a comienzos del año durante una reunión informal o un taller donde haya suficiente tiempo para la discusión.
• HACER. A continuación Usted debería examinar las posibles soluciones a los obstáculos identificados. Utilice la lista de verificación de las soluciones como punto de partida. Relativamente a este escenario Usted debería seleccionar las áreas de acción que considere más importantes y con mayores posibilidades de solución, y tomar una decisión sobre cómo implementar esas soluciones durante el año de presentación de memorias.
• VERIFICAR. Durante su trabajo Usted le debería asignar a alguien la verificación del progreso teniendo en mente la lista de verificación de los indicadores. A finales del año de presentación de memorias (septiembre – diciembre), Usted debería realizar una evaluación de mitad de período para estimar los resultados de sus esfuerzos basándose en los indicadores nacionales de nivel y tomar una decisión preliminar sobre ulteriores mejoras que implementar durante el siguiente año de presentación de memorias. Al recibir el informe de la Comisión de Expertos en marzo, Usted logrará realizar una evaluación final de su progreso.
• ACTUAR. Para seguir con el proceso ahora Usted debería realizar una nueva reunión de planificación con los responsables de la elaboración de memorias durante la cual Usted debería: (1) evaluar el progreso alcanzado el año anterior; (2) tomar la decisión sobre cómo consolidar su progreso y sus objetivos para ulteriores mejoras en el año actual; y (3) diseñar un plan de acción sobre cómo implementar las decisiones tomadas para ulteriores mejoras.

Al hacer este esfuerzo cíclico de forma regular, Usted logrará superar, en forma sustantiva, muchos de los obstáculos que podrían impedirle presentar las memorias apropiadas y a tiempo sobre las medidas adoptadas para implementar los Convenios ratificados en su país.

Seleccione cada lista de verificación y conteste a las preguntas. Para imprimir y/o descargar su lista de verificación, haga clic sobre “enviar” al final de la misma y luego haga clic sobre “imprimir” en la nueva página que se abrirá.

Haga clic sobre este enlace para descargar las tres listas de control en pdf.